Delibera CIVIT 23/2013 Par. 4

4 La Relazione sul funzionamento complessivo del Sistema

Ai sensi dell’art 14, comma 4, lettera a) del D.Lgs. n. 150/2009 l’OIV “monitora il funzionamento complessivo del sistema della valutazione, della trasparenza e integrità dei controlli interni ed elabora una relazione annuale sullo stato dello stesso”.
Nella Relazione l’OIV riferisce sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni, mettendone in luce gli aspetti positivi e negativi. La finalità è quella di evidenziarne le criticità e i punti di forza, al fine di presentare proposte per svilupparlo e integrarlo ulteriormente. Si ricorda, infatti, che il ruolo dell’OIV è quello di garantire sia la correttezza dei processi di misurazione e valutazione, sia l’applicazione delle linee guida, delle metodologie e degli strumenti predisposti dalla CiVIT.
L’operato dell’OIV si ispira ai principi di indipendenza e imparzialità. Come già evidenziato nella delibera CiVIT n. 4/2012, la stesura della Relazione risponde ai principi di trasparenza, attendibilità, ragionevolezza, evidenza e tracciabilità, verificabilità dei contenuti e dell’approccio utilizzato.
Sotto un profilo generale, la Relazione riferisce sul funzionamento del Sistema di misurazione e valutazione della performance nell’anno precedente (per esempio, la Relazione redatta nell’anno 2013 riferisce sul funzionamento del Sistema relativo al ciclo della performance 2012). Vista la finalità della Relazione, volta a favorire un graduale processo di miglioramento, è comunque opportuno che si dia notizia anche di eventuali criticità e miglioramenti concernenti il ciclo avviatosi con l’ultimo piano adottato (con riferimento all’esempio precedente, piano della performance 2013-1015), dandone specifica evidenza.
La Relazione è un documento snello, chiaro e di facile intelligibilità, in cui l’OIV presenta in modo sintetico - non più di dieci pagine - le principali evidenze ed eventuali criticità. La Relazione è corredata da un allegato in cui l’OIV fornisce, in modo strutturato, elementi informativi a supporto delle valutazioni in essa contenute, ponendo enfasi su particolari ambiti ritenuti prioritari e di seguito esposti. L’analisi delle Relazioni degli OIV relative all’anno 2011 ha infatti fatto emergere la scarsa presenza di evidenze quantitative a supporto delle valutazioni realizzate.
Gli ambiti sui quali si focalizzerà l’attenzione sono i seguenti:

A. Performance organizzativa
B. Performance individuale
C. Processo di attuazione del ciclo della performance D. Infrastruttura di supporto
E. Sistemi informativi e informatici a supporto dell’attuazione del Programma triennale per la trasparenza e l’integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione
F. Definizione e gestione degli standard di qualità
 G. Utilizzo dei risultati del Sistema di misurazione e valutazione
H. Descrizione delle modalità del monitoraggio dell’OIV.

Nella Relazione l’OIV riassume le criticità riscontrate per ogni ambito nel corso delle proprie analisi e, alla luce di queste, propone miglioramenti. Inoltre, valuta come le proposte contenute nella precedente Relazione si siano tradotte in azioni di miglioramento da parte dell’amministrazione e, più in generale, sottolinea le variazioni intervenute nell’effettivo funzionamento del Sistema rispetto alla precedente Relazione.
Nell’allegato, invece, sono acquisite in modo strutturato una serie di informazioni su argomenti prioritari, facendo così fronte alla tendenziale carenza di evidenze a supporto delle valutazioni realizzate (Allegato 1).
Di norma, la Relazione dell’OIV è redatta e trasmessa entro il 30 aprile di ciascun anno all’Organo di indirizzo politico-amministrativo e alla CiVIT. Tuttavia, per l’anno 2013, in considerazione di alcuni elementi innovativi introdotti dalle presenti linee guida, il termine è eccezionalmente prorogato al 31 maggio 2013. La Relazione è pubblicata in formato aperto sul sito istituzionale dell’amministrazione, nella sezione “Amministrazione Trasparente”.
Si sottolinea che le informazioni da inserire nell’allegato devono essere rese disponibili all’OIV in tempo utile per la redazione della Relazione. La CiVIT si riserva, tuttavia, di comunicare successivamente i modi per la trasmissione dell’allegato.
I dati sono richiesti con un formato predefinito, tenendo conto del costo-opportunità delle informazioni da produrre, delle dimensioni e del grado di maturità dei sistemi di misurazione delle diverse amministrazioni. Pertanto, la richiesta di informazioni è differenziata anche in considerazione del livello di complessità delle amministrazioni.

A. Performance organizzativa

L’OIV esprime una valutazione sull’intero processo relativo alla performance organizzativa con riferimento alla fase di definizione degli obiettivi, alla misurazione in corso d’anno e alla valutazione finale dei risultati.
Per la fase di definizione degli obiettivi, l’OIV valuta come i processi posti in essere dall’amministrazione siano idonei a garantirne la rispondenza con i requisiti metodologici definiti dall’art. 5 del D.Lgs. n.150/2009.
Per la fase della misurazione, l’OIV esprime una valutazione sull’adeguatezza dei monitoraggi intermedi posti in essere dall’amministrazione e della qualità dei dati utilizzati, tenendo conto del loro grado di tempestività e affidabilità (Allegato 1 sezione A).
In un’ottica di graduale miglioramento e condivisione dello spirito della riforma, l’OIV evidenzia, inoltre, le eventuali modifiche apportate a tali processi rispetto a quanto riscontrato nelle sue precedenti Relazioni.

B. Performance individuale

L’OIV esprime una valutazione sul processo relativo alla performance individuale.
Per la fase di assegnazione degli obiettivi, l’OIV valuta lo svolgimento del processo, l’adeguatezza delle modalità di assegnazione degli obiettivi e la coerenza con le disposizioni del Sistema (Allegato 1 sezione B).
Con riferimento alla fase di valutazione, qualora conclusa alla data di redazione della Relazione, l’OIV ne analizza lo svolgimento, l’adeguatezza delle modalità di comunicazione e l’esito, in termini di differenziazione dei giudizi.
Inoltre, allo scopo di valutare il grado di condivisione del Sistema di misurazione e valutazione della performance individuale, l’OIV prende in considerazione l’avvio di eventuali procedure di conciliazione. L’OIV riferisce anche i risultati della – eventualmente svolta – indagine sul grado di condivisione del Sistema e sulla valutazione del “superiore gerarchico” ai sensi dell’art. 14, comma 5 del D.Lgs. n. 150/2009. Infine, per fornire un giudizio sull’impatto di tale Sistema sull’accrescimento delle competenze individuali, l’OIV valuta la congruità dei processi formativi e dei piani di miglioramento individuali adottati.
Con riferimento all’applicazione dei sistemi premiali, l’OIV fornisce invece le proprie valutazioni in occasione del monitoraggio sull’applicazione degli strumenti di valutazione della performance individuale, da effettuarsi entro il 30 novembre (si veda il paragrafo 7).
In un’ottica di graduale miglioramento e condivisione dello spirito della riforma, l’OIV evidenzia le eventuali modifiche apportate a tali processi rispetto a quanto riscontrato nelle sue precedenti Relazioni.

C. Processo di attuazione del ciclo della performance

L’OIV valuta l’effettivo funzionamento del processo di misurazione e valutazione, con specifico riferimento a fasi, tempi e soggetti coinvolti. In particolare, l’OIV riferisce sull’adeguatezza della Struttura Tecnica Permanente in termini sia di risorse umane e finanziarie che di competenze professionali disponibili (Allegato 1 sezione C).

D. Infrastruttura di supporto

L’OIV esprime una valutazione sull’adeguatezza dei sistemi informativi e informatici a supporto del funzionamento del ciclo della performance (Allegato 1 sezione D). In particolare, l’OIV riferisce sui sistemi utilizzati per la misurazione della performance, indicando il ruolo svolto a supporto di tale processo e il loro grado di diffusione presso le strutture dell’amministrazione. A tal proposito, l’OIV evidenzia casi di copertura parziale, dando specifica indicazione della loro estensione presso le sedi territoriali. Tra tali sistemi informativi, specifica rilevanza è data al sistema di controllo di gestione e al sistema di controllo strategico, nonché ai sistemi di contabilità generale e analitica. Infine, particolare attenzione viene dedicata alle modalità di interazione tra tali sistemi, al fine di verificare il grado di integrazione tra il ciclo di bilancio il ciclo della performance.

E. Sistemi informativi e informatici a supporto dell’attuazione del Programma triennale per la trasparenza e l’integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione

L’OIV esprime una valutazione sul funzionamento dei sistemi informativi e informatici che supportano la pubblicazione dei dati, alla luce della rilevanza che tali sistemi rivestono quale presupposto per l’attuazione del Programma triennale e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione, nonché sulla ripartizione delle competenze tra i diversi soggetti che concorrono alla pubblicazione dei dati e sul sistema di monitoraggio della pubblicazione dei dati.
In particolare, l’OIV si focalizza sui seguenti aspetti:
• sistemi informativi e informatici per l’archiviazione, la pubblicazione e la trasmissione dei dati;
• modello organizzativo di raccolta e pubblicazione dei dati;
• sistema di monitoraggio della pubblicazione dei dati;
• sistemi per la rilevazione quantitativa e qualitativa degli accessi alla sezione “Amministrazione Trasparente”.
L’analisi riguarda non solo le strutture centrali, ma anche tutte le articolazioni organizzative, periferiche o meno. Ciò consentirà di definire in dettaglio i flussi informativi che da tutti gli uffici conducono i dati alla pubblicazione sui siti istituzionali.
Laddove non dovesse disporre di un livello approfondito di conoscenza circa i sistemi informativi e informatici, l’OIV è invitato a raccogliere informazioni dal Responsabile della trasparenza e dai dirigenti coinvolti nel processo di archiviazione, raccolta, trasmissione e pubblicazione dei dati.
La ricognizione dei sistemi informativi e informatici sarà effettuata compilando un questionario disponibile nell’Allegato 1 sezione E.

F. Definizione e gestione degli standard di qualità

L’OIV valuta il processo di gestione degli standard di qualità, con particolare riferimento alle misurazioni attuate dall’amministrazione per il controllo della qualità dei servizi erogati e alle modalità con cui sono state adottate le soluzioni organizzative per la gestione di reclami e delle class action. Inoltre, L’OIV riferisce sull’entità in cui le summenzionate attività, abbiano influito sulla revisione degli standard (Allegato 1 sezione F).

G. Utilizzo dei risultati del Sistema di misurazione e valutazione

L’OIV esprime una valutazione sull’efficacia delle azioni poste in essere dall’amministrazione alla luce dei risultati conseguiti nel precedente ciclo della performance, analizzando l’effettiva utilità della misurazione della performance ai fini di un progressivo miglioramento della gestione. Nell’esprimere tale valutazione, elementi significativi possono derivare da modifiche apportate al processo di definizione del Piano, nonché dalle problematiche incontrate in sede di monitoraggio della performance. Per esempio, con riferimento alla Relazione sul funzionamento da redigere nel 2013, l’OIV esprime una valutazione sull’efficacia delle azioni poste in essere dall’amministrazione alla luce dell’andamento della gestione 2012 e di eventuali modifiche al processo di pianificazione e di definizione degli obiettivi 2013.

H. Descrizione delle modalità del monitoraggio dell’OIV

L’OIV sintetizza le modalità attraverso le quali sono state effettuate le attività di verifica (esame documentazione, interviste con dipendenti o dirigenti, riunioni, ecc).